ExpenseIQ

Módulo de Inventario de Almacén

Despacho Digital
de Materiales

Del papel al escaneo. Control total del inventario
a nivel de almacén y de vehículo.

Preparado para Metropistas Almacenes Buchanan & Vega Alta

www.exiq.live

El punto de partida

El despacho de materiales
vivía en Excel y en papel.

Los formularios FOR.116 y FOR.117 registraban entradas y salidas a mano. Sin evidencia, sin trazabilidad por vehículo y sin visibilidad en tiempo real.

📄

Formularios manuales

FOR.116 y FOR.117 en Excel y papel, propensos a errores y difíciles de auditar.

🚚

¿Qué tiene cada unidad?

Imposible saber qué equipos cargaba cada vehículo en un momento dado.

✍️

Sin evidencia

Ni fotos, ni firma del conductor, ni sello de tiempo verificable.

📉

Cero visibilidad

Niveles de stock desactualizados. Faltantes que se descubren tarde.

La solución

Un módulo dentro de ExpenseIQ
para todo el ciclo del inventario.

El conductor registra desde su teléfono con un código QR. El gerente aprueba desde la plataforma. El inventario se actualiza solo — con evidencia y trazabilidad en cada paso.

📲

Conductor — sin login

Escanea el QR en el almacén, registra retiros y devoluciones, firma en pantalla. Nada que instalar.

✅

Gerente — aprobación

Revisa cada transacción con fotos y firma, aprueba o rechaza. El stock se actualiza automáticamente.

🔎

Trazabilidad total

Inventario por almacén y por vehículo, historial completo, transferencias y reportes exportables.

2

almacenes — Buchanan y Vega Alta

0

papeles — todo digital y con evidencia

100%

de cada movimiento con firma y sello de tiempo

Cómo funciona

Cuatro pasos. Del escaneo al inventario actualizado.

El conductor no necesita cuenta ni contraseña. El gerente mantiene el control con un clic.

1

Escanea el QR

En el almacén. Abre el formulario y elige almacén y tipo de transacción.

2

Registra y firma

Conductor, vehículo, artículos con cantidades, fotos y firma en pantalla.

3

Gerente aprueba

Recibe una notificación, revisa la evidencia y aprueba o rechaza.

4

Inventario se actualiza

El stock del almacén y del vehículo se ajusta automáticamente.

🔒 Nada cambia sin aprobación

La transacción queda "pendiente" hasta que un gerente la valida. El conductor no altera el inventario directamente.

📷 Evidencia en cada envío

Fotos por artículo, fotos generales de la carga y firma del conductor quedan guardadas.

🔔 Aviso al instante

Cada solicitud genera una notificación para admins y gerentes de almacén.

Escanea para abrir el formulario
exiq.live/forms/metropistas-inventory

Flujo del conductor · Sin login

Un escaneo abre
todo el proceso.

El código QR se coloca en cada almacén. El conductor lo escanea con su teléfono y completa el registro en segundos — sin app, sin cuenta, sin contraseña.

Elige almacén: Buchanan o Vega Alta
Selecciona "Salida" (retiro) o "Devolución"
Escoge su nombre y el vehículo que carga
Agrega artículos con cantidades y foto por artículo
Firma en la pantalla táctil — evidencia obligatoria
Envía: el gerente recibe la solicitud al instante

Devoluciones inteligentes

Cada devolución
refleja la realidad.

Cuando un conductor devuelve un equipo, indica en qué condición regresa. El sistema ajusta el inventario correctamente en cada caso.

Bueno — vuelve al almacén Dañado — vuelve, el gerente decide Perdido — no suma al stock

Bueno / Dañado: el stock del almacén aumenta; el gerente decide qué hacer con lo dañado
Perdido: el stock del almacén no aumenta — el equipo se dio de baja
En todos los casos, el inventario del vehículo disminuye
La condición queda registrada para el gerente y la auditoría

♻

Artículos consumibles

Asfalto frío, absorbente en gusano, fundas plásticas y otros materiales que se gastan durante el trabajo.

Marcados con un distintivo en el catálogo
Al retirarse, no se suman al inventario del vehículo
No aparecen en el formulario de devolución

Revisión de transacción

Pendiente

ConductorJosé Rodríguez

VehículoUnidad #14 →

TipoSalida (Checkout)

AlmacénBuchanan

Artículos3 · con fotos

Firma✔ Capturada

Aprobar

Rechazar

Panel del gerente · Login requerido

Aprobar o rechazar,
con toda la evidencia a la vista.

El gerente de almacén ve cada solicitud pendiente con fotos, firma, condición de los artículos y el vehículo asignado — y decide con un clic.

Bandeja de aprobaciones: Pendientes · Aprobadas · Rechazadas
Validación de stock automática antes de aprobar un retiro
Rechazo con motivo — queda registrado para auditoría
Al aprobar, el inventario se ajusta por trigger de base de datos
Los gerentes solo ven el módulo de almacén — vista enfocada

Seguimiento en tiempo real

Sabe qué hay, dónde está
y quién lo tiene.

Inventario a nivel de almacén y a nivel de vehículo, siempre actualizado tras cada aprobación.

Artículo	Almacén	Stock	Estado
Cono de seguridad	Buchanan	48	OK
Chaleco reflectivo	Buchanan	6	Bajo
Asfalto frío Consumible	Vega Alta	22	OK
Señal de desvío	Vega Alta	3	Bajo
Absorbente en gusano Consumible	Buchanan	15	OK

Vista ilustrativa del catálogo de artículos con niveles de stock y alertas de stock bajo.

Dashboard: aprobaciones pendientes y alertas de stock bajo
Catálogo de artículos: niveles de stock por almacén
Inventario por vehículo: qué carga cada unidad ahora
Historial de transacciones: con filtros y búsqueda
Reportes mensuales: exportación a CSV

Casos del día a día, resueltos

Pensado para cómo
opera Metropistas.

El módulo cubre los escenarios reales del almacén, no solo el caso ideal.

🔁

Transferencias

Mueva materiales entre Buchanan y Vega Alta. Auto-aprobadas para gerentes.

🛒

Compra de stock

Registre la llegada de nuevos materiales y aumente el inventario del almacén.

🗑️

Dar de baja

Ajuste el stock hacia abajo cuando un equipo dañado deba descartarse.

🚦

Período de transición

Las devoluciones funcionan aunque el vehículo aún no tenga inventario cargado.

🔐 Roles y permisos

Solo admin y gerente de almacén crean transferencias y aprueban. Los conductores solo usan el formulario público.

📊 Validación de stock

El sistema impide aprobar un retiro si no hay suficiente stock disponible del artículo.

🧾 Reemplaza FOR.116 / FOR.117

Todo el registro que antes vivía en Excel ahora es digital, con evidencia y auditable.

Lo que gana Metropistas

Control, evidencia y visibilidad
en cada movimiento.

100%

de los despachos con firma y foto

2

almacenes bajo un mismo control

1 clic

para aprobar y actualizar el inventario

CSV

reportes exportables para contabilidad

Cada retiro y cada devolución queda registrado con usuario, fecha, hora, fotos y firma — trazabilidad completa para operación y auditoría.

Pruébelo ahora — escanee y someta
una entrada o salida de prueba

ExpenseIQ

Listo para
coordinar el
adiestramiento.

El sistema ya está activo. Podemos entrenar al equipo de Metropistas y afinar el flujo según sus recomendaciones.

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787-371-8815

luis@lofagroup.com · www.exiq.live

Luis O'Farrill — LOFA Group

Despacho Digitalde Materiales

El despacho de materialesvivía en Excel y en papel.